Office Manager Junior en alternance

Job description

Rattaché(e) à l’Office Manager d’iVesta Family Office, vous intervenez au cœur du fonctionnement de l’entreprise et participez activement à la gestion quotidienne des opérations.

Suite à l’installation dans nos nouveaux bureaux, vous jouez un rôle clé dans la bonne organisation du site et la fluidité du quotidien, en lien avec l’ensemble des équipes.

Poste à pourvoir début juillet 2026, avec une période de passation avec l’alternant actuellement en poste.

Dans un environnement exigeant et structuré, vous êtes un véritable relais opérationnel sur site.

Vos missions principales :

Gestion des locaux & environnement de travail

• Suivi des prestataires (maintenance, ménage, sécurité, accueil…)
• Gestion des accès (badges, clés, arrivées / départs)
• Coordination des interventions techniques
• Suivi de la vie quotidienne des bureaux (organisation, confort, besoins équipes)

Gestion IT & équipements

• Suivi du parc matériel (écrans, PC, téléphonie…)
• Interface avec les prestataires IT / infogérance
• Gestion des incidents de premier niveau
• Suivi des commandes et des stocks

Gestion administrative & pré-comptable

• Suivi des contrats (assurances, abonnements, fournisseurs)
• Centralisation et préparation des éléments comptables
• Suivi des factures et engagements
• Participation à l’optimisation des coûts

Support Office Management & projets

• Appui sur les sujets RH (onboarding, logistique d’arrivée)
• Participation à l’organisation interne (événements, vie d’équipe…)
• Contribution à l’amélioration continue des process
• Coordination transverse avec l’ensemble des équipes

Vous êtes garant(e) du bon fonctionnement quotidien des bureaux et du confort des équipes.

Preferred experience

• Formation : Master 1 ou Master 2 (Management, Gestion, Office Management ou équivalent)
• Première expérience significative en entreprise (stage ou alternance exigée)
• Excellente communication orale et écrite
• Sens du service très développé et posture professionnelle irréprochable
• Organisation, rigueur et forte capacité de priorisation
• Autonomie, fiabilité et sens des responsabilités
• Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle avec exigence
• Aisance avec les outils informatiques (Pack Office, Excel notamment)

Ce qui fera la différence :

• Vous êtes très structuré(e) et aimez que les choses soient organisées
• Vous êtes fiable : on peut compter sur vous sans relance constante
• Vous êtes proactif(ve) et force de proposition
• Vous savez gérer les imprévus avec calme et efficacité
• Vous êtes à l’aise pour être un point de contact opérationnel sur site

Vous êtes capable de prendre en main rapidement un poste opérationnel et de gérer vos missions en autonomie, avec un niveau d’exigence élevé.

Recruitment process

• 1er échange avec l’Office Manager Junior (visio ou présentiel)
• 2ème entretien l’Office Manager Senior
• Cas pratique simple permettant d’évaluer votre organisation et votre logique

Processus rapide — prise de décision dans les meilleurs délais.