Office Management (m/w/d)

Unternehmen ❯ MackelSiemers GmbH & Co. KG
Standort ❯ Contrescarpe 8c, 28203 Bremen
Anstellungsart ❯ Vollzeit (ab 25 Wochenstunden)

Deine Mission:

Für unser Family Office in Bremen suchen wir eine vertrauensvolle Unterstützung im Office Management mit einer strukturierten und vorausschauenden Arbeitsweise, die Verantwortung übernimmt und langfristig Teil unseres kleinen Teams werden möchte.

Bei uns steht der Mensch im Mittelpunkt. Wir glauben an persönliche Zusammenarbeit, Diskretion und ein Umfeld, in dem Qualität wichtiger ist als Lautstärke. Genau dafür suchen wir eine Persönlichkeit, die den Alltag im Hintergrund professionell zusammenhält und dabei mit Ruhe, Übersicht und einem hohen Anspruch an Verlässlichkeit arbeitet.

Deine Rolle bei uns:

Du bist zentraler Ansprechpartner für organisatorische und administrative Themen im Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass unser Büro reibungslos funktioniert.

• Betreuung der Telefonzentrale und professioneller Erstkontakt für Kunden und Geschäftspartner
• Empfang und Betreuung unserer Gäste mit einem hohen Anspruch an Service und Diskretion
• Organisation des Büroalltags sowie Koordination interner Abläufe
• Terminplanung und Vorbereitung von Besprechungen
• Bearbeitung von Posteingängen sowie digitale Ablage und Dokumentenpflege
• Erstellung und Verwaltung von Rechnungen
• Abstimmung mit externen Dienstleistern wie Reinigung, IT oder Hausverwaltung
• Unterstützung bei internen Veranstaltungen und organisatorischen Themen
• Pflege von Daten, Unterlagen und administrativen Prozessen

Mit zunehmender Einarbeitung wirst du außerdem stärker in das operative Projektgeschäft eingebunden und unterstützt unsere Berater beispielsweise bei: 

• Vorbereitung und Nachverfolgung von Kundenterminen
• Organisation projektbezogener Unterlagen und Dokumentationen
• Koordination interner Abstimmungen
• Unterstützung administrativer Projektabläufe
• Kommunikation mit Kunden und externen Ansprechpartnern

Das bringst du mit:

• Ein freundliches, professionelles und souveränes Auftreten
• Diskretion, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein
• Eine vorausschauende und eigenständige Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Kaufmännischer Hintergrund von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich
• Interesse daran, dich langfristig weiterzuentwickeln und Verantwortung zu übernehmen

Was uns besonders am Herzen liegt:
Wir suchen keine klassische Assistenz „von der Stange“, sondern eine Persönlichkeit, die mit Ruhe, Verlässlichkeit und Feingefühl punktet. Menschen, die gerne Verantwortung übernehmen, Dinge sauber organisieren und auch in stressigen Situationen den Überblick behalten, fühlen sich bei uns besonders wohl.

Was wir dir bieten:

• Ein persönliches und vertrauensvolles Arbeitsumfeld
• Kurze Entscheidungswege und enge Zusammenarbeit im Team
• Eine langfristig angelegte Rolle mit Entwicklungsperspektive
• Eigenverantwortliches Arbeiten mit viel Vertrauen
• Ein hochwertiges und diskretes Umfeld mit abwechslungsreichen Aufgaben
• Weihnachts- sowie Urlaubsgeld
• Flexible Arbeitszeiten
• Homeoffice nach Absprache
• Firmenfitness
• Jobticket