Mitarbeiter*in Technisches Backoffice Eigenbestand - Family Office (m/w/d)

Wir investieren langfristig in hochwertige Immobilien an zukunftsfähigen Standorten in ganz Deutschland. Unser Immobilienbestand wird von uns selbst entwickelt, verwaltet und vermietet.

Mit Leidenschaft, Freude und einem ausgeprägten Gestaltungswillen schaffen unsere Expert*innen gesunde, wertvolle und nachgefragte Arbeitsräume – mit einer erkennbaren Handschrift und Mehrwert für Mitarbeitende, Unternehmen und ganze Quartiere.

Im technischen Objektmanagement betreuen wir unsere Gebäude und Anlagen in enger Zusammenarbeit mit externen Dienstleister*innen. Für unseren eigenen Immobilienbestand suchen wir eine kommunikationsstarke Persönlichkeit mit Organisationstalent und hoher administrativer Affinität die technischen Themen eigenständig koordiniert – von der ersten Anfrage bis zur Erledigung. Du hältst Beteiligte, Termine und offene Aufgaben zusammen und schaffst unserem Team vor Ort den Freiraum, sich auf die Betreuung unserer Immobilien zu konzentrieren. Dein Schwerpunkt liegt im Backoffice; regelmäßige Einsätze in den Objekten oder eigene Reparaturarbeiten sind nicht vorgesehen.

• Technische Vorgänge koordinieren: Du steuerst technische Anliegen in unserem eigenen Immobilienbestand organisatorisch – von der Anfrage bis zur Erledigung – und hältst alle Beteiligten und offenen Aufgaben zusammen.
• Termine und Einsätze planen: Du stimmst Termine mit Techniker*innen, Kolleg*innen und Dienstleister*innen ab und organisierst, wer wann vor Ort sein muss.
• Angebote und Maßnahmen vorbereiten: Du holst Angebote für technische Maßnahmen und Dienstleistungen ein, stellst sie übersichtlich zusammen und bereitest sie für die weitere Abstimmung vor.
• Protokolle und Unterlagen nachhalten: Du forderst Wartungs-, Prüf- und Serviceprotokolle sowie weitere erforderliche Unterlagen an, sammelst sie und sorgst für eine vollständige Ablage.
• Daten pflegen und Vorgänge dokumentieren: Du hältst technische Daten und Informationen in unseren digitalen Systemen aktuell und dokumentierst Vorgänge nachvollziehbar.
• Fristen und Rückmeldungen im Blick behalten: Du führst Wiedervorlagen, verfolgst offene Aufgaben und fasst eigenständig nach, wenn Termine, Rückmeldungen oder Erledigungen ausstehen.
• Kommunizieren und vorausschauend handeln: Du stehst im regelmäßigen Austausch mit Dienstleister*innen und internen Ansprechpersonen, erkennst den nächsten Handlungsbedarf und setzt sinnvolle Prioritäten.

• Abgeschlossene Berufsausbildung: Du hast eine abgeschlossene Ausbildung oder Berufserfahrung in einem technischen, handwerklichen oder technisch-administrativen Bereich, oder bringst entsprechende Erfahrung und technisches Verständnis mit.
• Erfahrung in der Koordination: Idealerweise bringst Du Erfahrung im technischen Backoffice, in der Disposition, Einsatzplanung, Servicekoordination oder im Facility Management mit.
• Selbstständigkeit und Eigeninitiative: Du arbeitest strukturiert und eigenverantwortlich, erkennst Handlungsbedarf und verfolgst Aufgaben zuverlässig bis zum Abschluss.
• Kommunikation und Durchsetzungsvermögen: Du kommunizierst verbindlich und gerne mit unterschiedlichen Ansprechpersonen. Bei der Terminfindung und dem Nachhalten offener Themen bleibst Du freundlich, aber konsequent.
• Organisationstalent: Du kannst mehrere Vorgänge parallel koordinieren, setzt sinnvolle Prioritäten und behältst auch bei vielen offenen Punkten den Überblick.
• Technische Affinität: Du verstehst technische Sachverhalte und kannst Informationen verständlich weitergeben. Der sichere Umgang mit digitalen Tools und sorgfältige Datenpflege sind für Dich selbstverständlich.
• Sprachkenntnisse: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind für die Kommunikation mit unserem Team und unseren Dienstleister*innen wichtig.

• Eine Aufgabe mit Wirkung: Du entlastest unser technisches Team und trägst dazu bei, dass Maßnahmen in unserem Immobilienbestand gut organisiert und zuverlässig umgesetzt werden.
• Gestaltungsspielraum: Du kannst Abläufe aktiv mit entwickeln, Verantwortung übernehmen und eigene Ideen einbringen.
• Zusammenarbeit auf Augenhöhe: Kurze Entscheidungswege und der direkte Austausch mit dem technischen Team ermöglichen eine unkomplizierte Abstimmung.
• Guter Start: Eine strukturierte Einarbeitung und klare Zuständigkeiten unterstützen Dich dabei, schnell in Deine Aufgaben hineinzuwachsen.
• Entwicklungsmöglichkeiten: Wir unterstützen Deine fachliche Weiterentwicklung durch passende Schulungen und Weiterbildungen.
• Modernes Arbeitsumfeld: Freu Dich auf einen gut ausgestatteten Arbeitsplatz in unserer innovativen Bürowelt mit modernem IT-Equipment und Smartphone.
• Flexibles Arbeitsmodell: Die Position ist in Teilzeit oder Vollzeit möglich. Außerdem kannst Du einen Tag pro Woche mobil arbeiten.
• Vergütung: Dich erwartet eine markt- und leistungsgerechte Vergütung.
• Zeit für Erholung: Du erhältst 30 Tage Urlaub im Jahr.
• Zusätzliche Benefits: Dich erwarten ein Deutschlandticket und eine Urban Sports Club-Mitgliedschaft. Außerdem veranstalten wir regelmäßig Firmen- und Teamevents.

Wir freuen uns darauf, Dich kennenzulernen und mehr über Deine Erfahrungen und Ideen zu erfahren!