Corporate Officer / Paralegal & Compliance Manager

Einsatzort:  L-1330 Luxembourg/ Luxemburg City

Anstellungsart: Festanstellung, unbefristet, 40 Std./Woche bei Vollzeit
Starttermin: kurzfristig
Home-Office Option: Ja, flexibel

Flexible Arbeitszeiten: ja, für jeden Mitarbeiter
Team lead: Nein

Parkplatz: ja

Das Wichtigste vorab:

• Luxemburg Family Office von einer sehr namhaften deutschen Unternehmer Familie
• Kleines, feines Team, welches sich aktuell im Aufbau befindet, kollegiale Atmosphäre
• Helle, freundliche, ruhige Büros in sehr guter Lage in Luxemburg
• Dynamisches und sehr modernes Umfeld mit digitalen Prozessen und Abläufen

Über unseren Mandanten

Unser Mandant ist eine in Luxemburg ansässige Gesellschaft, die verantwortlich ist für das Halten und das Management von einem Gewerbe-Immobilienportfolio in Deutschland im Milliarden-Bereich, dahinter steht eine sehr namhafte deutsche Unternehmer Familie. 

Ihre Mission:

In dieser verantwortungsvollen Rolle übernehmen Sie die zentrale Koordination und Verwaltung sämtlicher gesellschaftsrechtlicher und Corporate-Governance-Themen innerhalb einer dynamischen Immobiliengruppe. Sie fungieren als Schnittstelle zwischen Management, externen Beratern und internen Fachabteilungen und stellen die Einhaltung gesetzlicher und interner Vorgaben sicher.

Was Sie übernehmen:

Corporate Governance & Compliance

• Führung, Pflege und Aktualisierung sämtlicher gesellschaftsrechtlicher Unterlagen (Gesellschafterregister, Register der wirtschaftlich Berechtigten – RBE, Geschäftsführerregister)
• Sicherstellung der fristgerechten Einreichung gesetzlich vorgeschriebener Dokumente beim Handels- und Gesellschaftsregister (RCS)
• Überwachung der Einhaltung des luxemburgischen Gesellschaftsrechts sowie interner Richtlinien und regulatorischer Vorgaben
• Erstellung und Prüfung von Standarddokumenten (Verwaltungsratsprotokolle, Gesellschafterbeschlüsse, Vollmachten, Erklärungen)
• Zusammenarbeit mit externen Anwälten, Notaren und Treuhändern zur Gewährleistung korrekter und vollständiger Dokumentation

Sitzungsorganisation und Protokollführung

• Vorbereitung und Organisation von Verwaltungsrats- und Gesellschaftersitzungen (Einladungen, Agenda, Unterlagen)
• Erstellung, Überarbeitung und Archivierung von Protokollen und Beschlüssen
• Nachverfolgung von Beschlussfassungen und Unterstützung bei der Umsetzung der Entscheidungen
• Beratung der Geschäftsführung zu Corporate-Governance-Themen und Verfahrensfragen

Rechtliche und Transaktionsunterstützung

• Begleitung gesellschaftsrechtlicher Restrukturierungen, Kapitalmaßnahmen, Anteilsübertragungen sowie Immobilientransaktionen
• Koordination mit Notaren, Banken und Rechtsberatern bei der Umsetzung von Gesellschafts- und Immobilienvorgängen
• Pflege und Überwachung von Verträgen, Mietverträgen und Finanzierungsdokumentationen im Immobilienportfolio
• Unterstützung von Wirtschaftsprüfern und Steuerberatern bei Jahresabschlüssen und Einreichungspflichten

Interne Zusammenarbeit

• Enge Abstimmung mit CFO, Head of Finance, Treasury und Accounting
• Erstellung konsistenter Corporate- und Finanzdaten
• Schnittstelle zu Property- und Asset-Management-Teams
• Unterstützung bei der Weiterentwicklung interner Governance-Prozesse und Standardisierungen
• Interdisziplinäre Zusammenarbeit mit Kolleg:innen aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen

Ihr Profil

• Ausbildung: Abgeschlossenes Bachelorstudium der Rechtswissenschaften, Wirtschaftsjura, Betriebswirtschaft oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung: 6–10 Jahre Erfahrung als Corporate Officer, Paralegal oder Corporate Secretary – idealerweise in einer Kanzlei, Treuhandgesellschaft, Investment- oder Immobiliengesellschaft
• Fachkenntnisse:
  
  • Sehr gute Kenntnisse des luxemburgischen Gesellschaftsrechts
  • Erfahrung mit Immobilien- und Holdingstrukturen (SCS, SCSp, SARL etc.)
• Sprachen: Verhandlungssicher in Deutsch und Englisch, Französisch von Vorteil
• Technische Kenntnisse: Sicherer Umgang mit RCS- und RBE-Plattformen, Dokumentenmanagementsystemen und MS Office

Persönliche Eigenschaften & Kompetenzen

• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohe Genauigkeit und Sorgfalt im Umgang mit rechtlichen Dokumenten
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Teamorientierung
• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Integrität
• Proaktive, lösungsorientierte Denkweise in einem dynamischen Umfeld

Was Sie erwartet

• Arbeiten im Umfeld einer sehr bekannten Unternehmerfamilie
• Wirtschaftlich sehr erfolgreiches und solides Unternehmen
• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem kleinen, engagierten Team.
• Ein modernes Arbeitsumfeld mit Homeoffice Möglichkeit
• Hoher Digitalisierungsgrad und moderne Tools
• TOP Bezahlung